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VinschgerWind

Elektronische Fakturierung

s45 Oliva MirkoInterview mit Mirko Oliva von GSPEO (Gasser-Springer-Perathoner-Eder und Oliva)

Vinschgerwind:  Wird die elektronische Fakturierung Pflicht mit dem 1. Jänner oder gibt es doch eine Aufschiebung?
Mirko Oliva: Da vom italienischen Staatshaushalt bereits Mehreinnahmen verplant wurden, denke ich nicht, dass es einen Aufschub geben wird.


Vinschgerwind:Was heißt elektronische Fakturierung?
Mirko Oliva: Ab 1. Jänner 2019 müssen alle in Italien ansässigen MwSt-Subjekte, also Unternehmen und Freiberufler, alle Rechnungen, die sie an in Italien ansässigen Subjekte ausstellen, in elektronischer Form ausstellen. Ausgenommen sind  Rechnungen an ausländische Subjekte, sowohl Firmen als auch Privatpersonen.
Vinschgerwind:Wer ist von der elektronischen Fakturierung befreit?
Mirko Oliva: Ausgenommen sind Unternehmen und Freiberufler, die ein Pauschal-Steuersystem anwenden, also die sogenannten „contribuenti minimi“ und die „contribuenti forfettari“ und die Landwirte mit unter 7.000 Euro Umsatz pro Jahr. Das heißt diese bekommen zwar eine Rechnung elektronisch, aber müssen selbst keine elektronisch ausstellen.
Vinschgerwind:Ganz einfach erklärt: Was ist eigentlich eine elektronische Rechnung?
Mirko Oliva: Eine elektronische Rechnung ist praktisch eine Rechnung, die im XML-Format ausgestellt wird. Das XML-Format ist ein Format, das auch eine Maschine lesen kann, das ist die Besonderheit. Bisher habe ich eine Rechnung, wenn ich diese mittels Email versandt habe, meistens im PDF-Format verschickt. Das PDF-Format muss man sich vorstellen wie ein Foto. Hingegen das XML-Format ist für Maschinen sprich Computer entwickelt worden, damit diese es lesen können. Die Agentur der Einnahmen kann die Rechnungen im XML-Format dann in ihre Datenbank einlesen und die Daten weiterverarbeiten.
Vinschgerwind:Wie werden die elektronischen Rechnungen versandt?
Mirko Oliva: Der Versand läuft  immer über das Onlineportal der Agentur der Einnahmen, das sogenannte SDI – Sistema di interscambio. Wenn ich die Rechnung selbst ausstelle, kann ich sie direkt auf das Portal hinaufladen oder ich wende mich an einen Dienstleister. Das XML-Format wird dann immer an das SDI der Agentur der Einnahmen verschickt und die Agentur der Einnahmen kümmert sich dann darum, dass dieses Format, sprich die Rechnung an den Kunden weiterverschickt wird.
Vinschgerwind: Wie verschicke ich die Rechnung an Private?
Mirko Oliva: Die elektronische Rechnung muss immer an die SDI-Plattform versendet werden. Der Private hat natürlich keine PEC-Adresse und keinen Empfängerkodex. Deshalb muss ich ihm auch eine Kopie auf Papier mitgeben, damit er die Rechnung zahlen kann.
Vinschgerwind:PEC- Adresse oder Identifizierungskodex?
Mirko Oliva: Rein technisch gesehen ist die Lösung über das Software-Houss und den Identifizierungskodex leichter als die PEC-Adresse. In der Regel zumindest. Wenn jemand sich die elektronische Fakturierung komplett selber verwalten will, dann bleibt ihm nichts anderes übrig als das über die PEC-Adresse abzuwickeln.
Vinschgerwind:Zu den Eingangsrechnungen. Was ändert sich da?
Mirko Oliva: Die Eingangsrechnung bekomme ich vom SDI – dem Online – Portal der Agentur der Einnahmen. Ich bekomme sie an meine PEC-Adresse geschickt oder ich kann einen Kodex angeben und dann landet sie bei meinem Software-Houses. Das Software-House wird sich dann darum kümmern, dass mir die Rechnung zugestellt wird. Die zweite Lösung ist die klassische, wenn man sich an einen Steuerberater anlehnt, weil sie dann praktisch vom Software-Haus direkt an das Buchhaltungsprogramm des Steuerberaters geschickt wird. Der Kunde hat dann eine App oder einen Zugangscode zu einem Online-Portal, um sich die Rechnung anzuschauen oder auszudrucken, um diese zahlen zu können.
Vinschgerwind:Hat die elektronische Fakturierung Auswirkungen auf das MwSt-Register?
Mirko Oliva: Es ist so, die elektronischen Rechnungen müssen nicht mehr im MwSt-Register registriert werden. Allerdings ist die Bestimmung nicht mit anderen Bestimmungen koordiniert worden. Da braucht es sicher noch eine Lösung. Sicher ist das MwSt.-Register muss nur mehr auf Verlangen ausgedruckt werden.
Vinschgerwind: Was passiert mit der Kunden-Lieferantenliste?
Mirko Oliva: Die Kunden- und Lieferantenliste fällt mit der elektronischen Fakturierung, sofern ich alle Rechnungen elektronisch ausstelle. Wenn ich ausländische Kunden habe, könnte ich laut Gesetz freiwillig eine elektronische Rechnung ausstellen und die Kunden-Lieferanten-Liste vermeiden. Allerdings brauche ich im Moment aus technischen Gründen eine Steuernummer, um eine elektronische Rechnung ausstellen zu können und die ausländischen Unternehmen haben ja keine. Da muss sicher noch eine Anpassung der technischen Spezifikationen kommen. Es kommt sicher eine eigene Meldung für Operationen im Ausland.

Vinschgerwind: Mit der elektronischen Fakturierung kommt auch die Pflicht der  Archivierung.
Mirko Oliva: Bisher habe ich die Rechnungen auf Papier konserviert und 10 Jahre aufbewahrt. In Zukunft zählt nur mehr das XML-File. Das heißt, auch wenn ich die Rechnung ausdrucke, der Ausdruck hat keine Gültigkeit. Das XML-File muss digital konserviert werden. Ich habe die Möglichkeit dies an die Agentur der Einnahmen zu delegieren, habe dann aber das Problem, dass ich keine Kopie habe. Sollte aus irgendeinem Grund bei der Agentur der Einnahmen etwas schiefgehen, dann kann ich nicht mehr das Gegenteil beweisen. Deshalb empfehlen wir unseren Kunden sich an den Dienstleister anzulehnen, der die Archivierung übernimmt. Die Konservierungskosten pro Rechnung bewegen sich im Cent-Bereich, deshalb ist es empfehlenswert dies auszulagern. Für Unternehmen ist es halt so, dass sie Platz sparen.

Vinschgerwind: Wo sehen Sie die größten Probleme?
Mirko Oliva: Ich sehe vor allem zwei Probleme. Einmal das Problem bei älteren Unternehmern, die mit einem Computer nicht umgehen können. Diesen bleibt de facto nur die Möglichkeit alles komplett zu delegieren. Problem zwei: Die Technik. Mittelgroße Unternehmen, die selber das Verwaltungsprogramm haben und sich mit unserer Software  kombinieren wollen. Also die Verbindung zwischen den Softwaren.
Interview: Angelika Ploner

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